Het Departement Buitenlandse Zaken en de bevoegde minister hebben een service level agreement (SLA) opgesteld met indicatieve maximumdoorlooptijden voor de dossiers van de dienst Controle Strategische Goederen. De SLA geldt zowel voor dossiers omtrent militaire goederen en civiele vuurwapens als voor dossiers omtrent dual use goederen.
De minister en de dienst streven er naar om vergunningsdossiers af te ronden binnen 84 dagen vanaf de ontvangst van de aanvraag. Daarbij is de tijd die nodig is voor het opvragen van ontbrekende informatie en externe adviezen niet meegerekend. Bij dossiers waarover binnen het Departement beslist wordt, ligt het streefdoel op 42 dagen vanaf de ontvangst van de aanvraag.
Deze SLA geeft uitvoering aan de conceptnota van de Vlaamse Regering over de optimalisatie van het Wapenhandeldecreet.
indicatieve maximumdoorlooptijden voor aanvragen van vergunningen, voorlopige adviezen, schriftelijke bevestigingen, voorafgaande machtigingen en certificaten van gecertificeerde persoon voor de in-, uit-, doorvoer en overbrenging van strategische goederen
Indicatieve maximumdoorlooptijden
Aanvragen beslist door de minister: 84 dagen vanaf de ontvangst van de aanvraag
Aanvragen beslist door het Departement Buitenlandse Zaken*: 42 dagen vanaf de ontvangst van de aanvraag
Noot 1: De doorlooptijd loopt vanaf de ontvangst van de originele aanvraag door de dienst Controle Strategische Goederen (dCSG) van het Departement Buitenlandse Zaken (BUZA) per brief of koerier tot het versturen van de beslissing door de dCSG.
Noot 2: De behandeling van een aanvraag veronderstelt een volledig dossier. Een dossier is volledig als alle nodige gegevens, informatie en documenten over de aanvraag door de aanvrager (of zijn vertegenwoordiger) verstrekt zijn en de nodige adviezen door de dCSG ontvangen zijn. In geval van ontbrekende gegevens, informatie of documenten betreffende een aanvraag contacteert de dCSG de aanvrager (of zijn vertegenwoordiger). Vanaf de vraag naar de ontbrekende gegevens, informatie of documenten tot de ontvangst daarvan wordt de doorlooptijd geschorst.
Als externe adviezen of consultaties over een aanvraag noodzakelijk zijn wordt de doorlooptijd geschorst vanaf de vraag daarnaar tot de ontvangst daarvan. Aan een adviesaanvraag of consultatie wordt telkens een termijn verbonden. Als na afloop van deze termijn en na herinnering, het gevraagde antwoord nog niet ontvangen is, wordt er verondersteld geen bezwaar tegen de aanvraag te zijn. Vanaf dat moment begint de doorlooptijd terug te lopen.
Bij aanvragen van vergunningen voor overbrenging, uit- en doorvoer van dual use goederen wordt aan de dual use-verordening (EG) nr. 428/2009 vermelde consultaties een initiële termijn van 14 dagen en, indien gevraagd, een bijkomende termijn van maximaal 42 dagen verbonden. Bij aanvragen van vergunningen voor overbrenging, uit- en doorvoer van militaire goederen wordt aan in het Wapenhandeldecreet vermelde consultaties een initiële termijn van 21 dagen en, indien gevraagd, een bijkomende termijn van maximaal 42 dagen verbonden.
Bij aanvragen van een voorafgaande machtiging of een certificaat van gecertificeerde persoon wordt aan de in het Wapenhandeldecreet en Wapenhandelbesluit vermelde adviezen een initiële termijn van drie maanden en, indien nodig, een bijkomende termijn van één maand verbonden.
Noot 3: De vooropgestelde indicatieve maximumdoorlooptijden kunnen verlengd worden tot 126 dagen als dit noodzakelijk is voor de toets aan de criteria van het Wapenhandeldecreet of dual use-verordening (EG) nr. 428/2009, op voorwaarde dat de noodzaak ten opzichte van de aanvrager gemotiveerd wordt.
De maximumdoorlooptijden, inclusief verlenging, zijn tevens indicatief. Het Departement BUZA en de bevoegde minister gaan de inspanningsverbintenis aan om in normale omstandigheden binnen de vooropgestelde maximumdoorlooptijden een beslissing over de aanvraag af te leveren. “Indicatief” betekent echter dat in geval van uitzonderlijke omstandigheden een overschrijding van de termijn van 42, 84 of 126 dagen niet noodzakelijk een overschrijding van de “redelijke termijn” inhoudt. De redelijkheid van de overschrijding moet dan wel opnieuw ten opzichte van de aanvrager gemotiveerd worden.
Achtergrond van de vooropgestelde indicatieve maximumdoorlooptijden
De vooropgestelde indicatieve maximumdoorlooptijden zijn dezelfde als diegene EU Vuurwapenverordening Nr. 258/2012 hanteert voor vergunningsaanvragen voor de uitvoer van civiele vuurwapens: 60 werkdagen – i.e. 84 dagen –, wat in uitzonderlijke omstandigheden en om naar behoren gemotiveerde redenen kan verlengd worden tot 90 werkdagen – i.e. 126 dagen (cf. artikel 7, vierde lid). Gelet op de relatieve ongevoeligheid van dergelijke aanvragen – civiele vuurwapens voor civiele doeleinden – is het erg redelijk om dergelijke maatstaf van 60 en 90 werkdagen – 84 of 126 dagen – ook te hanteren als maximumdoorlooptijden voor vergunningsaanvragen omtrent de meer gevoelige militaire goederen en producten voor tweeërlei gebruik.
Het gaat dan wel specifiek over vergunningsaanvragen die ministeriële instemming behoeven. Dit zijn immers aanvragen met een (zekere) politieke gevoeligheid die onderhevig zijn aan een omvattende inhoudelijke analyse in het licht van de criteria van het Wapenhandeldecreet en dual use-verordening (EG) nr. 428/2009.
Voor vergunningen waarover de beslissingsbevoegdheid is gedelegeerd aan de leidend ambtenaar van het huidige departement BUZA volstaat de helft van de voormelde maximumdoorlooptijden van 84 dagen, dus 42 dagen. De inhoudelijke analyse van dergelijke aanvragen is immers beperkter en dus ook sneller klaar. Ook voor dergelijke aanvragen gelden weliswaar de schorsingsgronden vermeld in noot 2 en is het mogelijk zijn om – mits motivatie – de duur te verlengen, op dezelfde manier als andere vergunningsaanvragen.
Wat betreft de maximumdoorlooptijden voor de behandeling van aanvragen van voorlopige adviezen uit het Wapenhandeldecreet is een kortere maximumdoorlooptijd dan voor vergunningsaanvragen – zoals gesuggereerd tijdens de consultatieronde over de optimalisatie van het Wapenhandeldecreet – in de praktijk moeilijk haalbaar. Een aanvraag van een voorlopig advies over uitvoer behoeft inhoudelijk immers dezelfde analyse als een vergunningsaanvraag. Bovendien behoeven voorlopige adviezen over uitvoer meestal ook ministeriële goedkeuring. Dit is logisch omdat een voorlopig advies een duidelijke uitspraak is of voor de transactie al dan niet een vergunning kan toegekend worden en een aanvrager er op moet kunnen vertrouwen dat als hij volgend op een positief voorlopig advies voor dezelfde transactie een vergunning aanvraagt, hij deze vergunning – behoudens een verandering in omstandigheden – ook zal verkrijgen. Daarom moet het dus direct de minister zijn die over de voorgestelde transactie een uitspraak doet. Om toch rekening te houden met gevallen waarin een aanvrager in het kader van een onderhandeling of een gunningsprocedure relatief snel een document moet kunnen voorleggen, kunnen dergelijke aanvragen, waar mogelijk, met voorrang behandeld worden. De aanvrager in kwestie moet zijn vraag tot prioritaire behandeling dan natuurlijk wel grondig motiveren.
De beslissing over voorafgaande machtigingen, certificaten van gecertificeerde persoon en schriftelijke bevestigingen uit het Wapenhandeldecreet valt op basis van het voormelde ministerieel besluit in de meeste gevallen onder de bevoegdheid van de leidend ambtenaar van het departement BUZA. Voor dergelijke aanvragen volstaat de kortere maximumdoorlooptijd van 42 dagen, uiteraard de tijd die nodig is voor het opvragen en verkrijgen van, onder meer, de noodzakelijke externe adviezen niet meegerekend (zie hoger noot 2).
*: Cf. artikel 3 van het ministerieel besluit van 3 april 2014 tot delegatie van bepaalde bevoegdheden aan de leidend ambtenaar van het Departement Buitenlandse Zaken.